Dat BN’er Wouter Bos de e-mailadressen van zijn complete netwerk open en bloot had rondgestuurd, haalde vorige week de krant. Is zo’n miskleun dus een uitzondering geworden?

Als ik mijn eigen mailboxen mag geloven: nee. Mijn collectie e-mailadressen van bekenden van bekenden en relaties van relaties groeit gestaag door. Onnadenkendheid? Het zelf niet erg vinden als je e-mailadres de wijde wereld in gaat, en dus menen dat iedereen dat uitstekend vindt?

Even stevig rondvragen brengt nog een andere oorzaak aan het licht: gebrek aan kennis. Onverwacht veel mensen begrijpen niet of maar half wat er nou precies verkeerd ging in het geval van (naar verluidt: een medewerker van) Bos. De uitleg dat die de cc-regel had gebruikt in plaats van het bcc-vakje blijkt voor sommigen nog altijd geheimtaal. Daarom speciaal even voor hen: mailprogramma’s bevatten drie vakjes voor e-mailadressen. Naast het gewone aan- of to-vakje, ook een cc- en een bcc-venster voor degenen aan wie u een kopietje wilt sturen. De b van bcc staat voor ‘blind’ (en de cc voor copy carbon, wat dateert uit het typemachine-en-carbonpapierdoorslagen-tijdperk) en dat betekent dat behalve de verzender echt niemand de adressen uit het bcc-venster kan zien. Dus ook de ene bcc-geadresseerde de andere niet. De adressen in een cc-vakje zijn wel voor iedere ontvanger zichtbaar.

Het is opmerkelijk dat zo’n basisfunctie dikwijls geen gesneden koek is. Je zou zeggen: het nieuwtje is er nu wel af. Nog even en de niet-mailende medemens is een bedreigde minderheid. In het zakelijk verkeer is e-mail in feite de nieuwe standaard, zowel voor onderling contact tussen personeel als voor allerlei uitwisselingen met de buitenwereld. Mailende opa’s en oma’s zijn nu de gewoonste zaak van de wereld, en de bij voorkeur hyvende en chattende jeugd mailt daarnaast vrolijk door.

En eerlijk is eerlijk, de toegenomen ervaring met mailen scheelt een slok op een borrel. Zo krijg ik eigenlijk nooit meer een reply-mailtje waarin iemand zijn reacties op mijn tekst er zo tussengefrommeld heeft, dat het een zoekplaatje is geworden. En er ontwikkelen zich vanzelf nieuwe gewoontes. Bij even een snelle uitwisseling over één onderwerp bijvoorbeeld, zetten de meeste mensen er echt niet meer elke keer een aanhef boven en een afsluiting onder.

Prima. Ik geloof althans niet dat dat nog vaak onbeleefd gevonden wordt. Maar hoe zit het verder? Hebben we inmiddels de contouren te pakken van hoe Algemeen Beschaafd Mailen eruit dient te zien? Dat betwijfel ik. Zelf heb ik in elk geval nog wel een paar dingen te wensen over. Die natuurlijk gevoed worden door de toevallige mailcontacten die ik heb. Heel goed mogelijk daarom dat anderen er heel anders over denken, maar ik doe vast een voorzet met wat verzoeken en aansporingen. Daar gaat ie.

• Wilt u meteen vertellen wie u bent? Van wie of wat een bericht komt, wordt belangrijker naarmate de stroom mails aanzwelt. Schiften moet. Maar dagelijks ontvang ik e-mail met vage afzenders als ‘Communicatie’ of ‘Wetenschapsredactie’, of van mij geheel onbekende personen, die pas als ik de mail open namens een bedrijf of instelling blijken te schrijven. En e-mail van iemand met alleen een voornaam zie ik meestal aan voor spam.

• Weer met het oog op het schiften, maar ook belangrijk om dingen terug te kunnen vinden: heel graag lees ik direct waarover het gaat. Dus zet iets in de onderwerpsregel. En graag iets duidelijkers dan ‘memo’, ‘vraagje’ of ‘uitnodiging’. In het mailtje alleen de tekst ‘zie attachment’ is niet genoeg.

• Wees zo vriendelijk nog even over te lezen wat u tikte, en haal de ergste schrijffouten en onbegrijpelijkheden eruit voor u een mailtje verstuurt. 

• Mag ik alstublieft witregels tussen de alinea’s? Dat leest zoveel fijner. 

• Met minder mail zou ik ook erg blij zijn. Dus hou alstublieft op met elektronisch kond te doen van elk wissewasje en iedere personeelswisseling, en stop met dat ge-cc omdat u niet de verantwoordelijkheid wilt nemen iets gewoon zelf af te handelen.

• Knip af en toe eens wat weg. Laten we elkaar niet langer eindeloze slierten eerdere e-mailconversatie toesturen. U gebruikt een oud mailtje voor het adres? Handig, maar mag de oude inhoud er dan wel uit?

• Wilt u me misschien ook niet langer bij elk antwoord opnieuw om de oren slaan met al uw functies, telefoonnummers, adressen en ellenlange disclaimers en mission statements?

• Pers m’n mailbox alstublieft niet barstensvol met ongevraagde plaatjes en andere attachments van vele megabytes. Hoe dan ook krijg ik liever een link naar de webversie dan een aanhangsel – zeker als dat een exacte kopie is van wat er al in het mailtje stond.

• Mag er soms toch ook nog iets per gewone post arriveren? Dat rapport, dat contract dat u meestuurt, zou u dat weer eens zelf willen uitdraaien en ouderwets op de bus doen?

• Kijk vaker dan eens in de drie dagen of u e-mail heeft. Duurt het even voor u kunt antwoorden: laat me dat dan weten.

• Kennen we elkaar niet, weet u dan wel zeker dat u een toon wilt aanslaan alsof dat wel zo is? ‘Hoi’ of ‘Ha’ of ‘Hallo’ verwacht ik alleen van mensen die ik goed ken.

• Toeters en bellen, kleuren en verschillende lettertypes in verschillende groottes: beperk zulke experimenten liever tot kerstgroeten of andere niet-zakelijke berichten. Niet alleen is kermis voor de ogen vermoeiend, u weet ook niet zeker hoe het er in het e-mailprogramma van de ontvanger uitziet.

• En alstublieft, neem eens een fatsoenlijk, niet steeds haperend e-mailadres, bij een goede provider. Wees bovendien niet te schraperig ook iets te betalen voor uw viruscontrole en spamopvanger. Zodat ik niet in elk ontvangen bericht reclame hoef te lezen.

Zeer dankbaar zou ik zijn voor het vervullen van al deze wensen. Maar ik ben ook heel benieuwd naar uw aanvullingen of tegenwerpingen. Reageren kan op nrc.nl/opinieblog. 

Liesbeth Koenen is taalkundige en wetenschapsjournalist. In 2000 schreef ze, samen met Rik Smits, het boek E-mailetiquette. 

Nootje: dat reageren gebeurde. Zie hier: http://weblogs.nrc.nl/expertdiscussies/wat-is-volgens-u-algemeen-beschaafd-mailen/