Goud, rose, blauw, gestreept of met stippeltjes: de tafel ligt vol boeken, brochures en ander drukwerk in vele kleuren.

Dr. A.F. Marks, directeur van het Sociaal-Wetenschappelijk Informatie- en Documentatiecentrum (in de wandeling SWIDOC) heeft het materiaal dat de afgelopen week is binnengekomen, even uitgestald om duidelijk te maken dat “grijze literatuur” er zeer zeker niet grijs uitziet.

Ook de inhoud van al die publicaties is bepaald kleurrijk. De titels variëren van Graffitti, kunst of criminaliteit? via Effecten van het Europese integratieproces tot Kindermishandeling, van signaal naar hulp. Alle rapporten en studies binnen de sociale wetenschappen (inclusief rechten en economie) die niet via de boekhandel of uitgeverijen verspreid worden, vormen samen de grijze literatuur die het SWIDOC verzamelt. Een enorme berg die elk jaar hoger wordt. In 1990 kwamen er een kleine drieduizend aanwinsten voor de “Rapportencentrale” binnen. En dan te bedenken dat het verzamelen en toegankelijk maken van dit type materiaal maar een van de taken van het SWIDOC is.

Het SWIDOC bestaat sinds 1963. Het is ontstaan uit een initiatief van de Sociaal-Wetenschappelijke Raad van de Akademie om een registratie van lopend sociaal-wetenschappelijk onderzoek in te stellen. Directeur Marks (52): “Het kwam eigenlijk indirect voort uit het Weinbergrapport dat in ’61 aan de Amerikaanse president werd aangeboden. Er was na de Tweede Wereldoorlog zowel in de Verenigde Staten als hier zo’n explosieve groei van onderzoek dat het nodig werd ergens te registreren wie waar mee bezig was. Het overzicht was zoek, en als je dat wel hebt voorkom je dubbel werk.”

“We hebben trouwens wel al een keer meegemaakt dat twee mensen blijkbaar hetzelfde juridisch onderzoek wilden beginnen en dat een van de twee bij wijze van spreken tot op de minuut nauwkeurig wilde weten wanneer de ander zijn plan had aangemeld. Dat liep echt hoog op, er werd gedreigd met een kort geding. Maar wat wij doen gaat natuurlijk niet verder dan registreren. We zijn niet aansprakelijk. We zeggen ook tegen de mensen dat ze zelf maar moeten komen kijken hier, als ze echt zeker willen zijn. Binnen een vakgebied of specialisme heb je soms synoniemen die wij niet altijd als zodanig herkennen.”

Periodiekenparade 

“Het is allemaal begonnen als een klein bureautje dat in een hoekje bij de Akademie gehuisvest werd. Het SWIDOC deed toen ook niets anders dan lopend onderzoek bijhouden. En dat doen we dus nog steeds. Op dit ogenblik hebben we 1400 adressen waar jaarlijks een printje met gegevens heengaat. Dat zijn de gegevens die wij hier in onze bestanden hebben. We vragen de onderzoekers of het allemaal nog klopt. Soms wordt bijvoorbeeld de doelstelling van een project bijgesteld. En we willen weten of de uitvoerders nog op schema zijn, wanneer ze verwachten dat ze hun proefschrift of een andere publicatie afhebben. Als ze niet reageren – en dat gebeurt niet veel hoor – dan sturen we ze een herhaald verzoek. En er komen steeds nieuwe projecten bij: vorig jaar zo’n 470. Alles bij elkaar zijn we behoorlijk compleet.”

“Pas later is de Rapportencentrale aan dat bureautje gekoppeld. Daar kun je nu tienduizenden documenten vinden. En die zijn allemaal zo gecatalogiseerd dat je op verschillende zaken kunt zoeken: op onderwerp, op auteur, op instituut en er is ook een geografische catalogus. Het materiaal van de laatste jaren is natuurlijk geautomatiseerd. Dat kun je dus ook “on-line” raadplegen. De Rapportencentrale maakt deel uit van onze afdeling Documentaire Informatie. Daar hebben we nog veel meer: 175 Nederlandse tijdschriften bijvoorbeeld. Iedere maand komt onze Periodiekenparade uit.”

“Daarin zijn de inhoudsopgaven van al die tijdschriften te vinden. Eigenlijk zou je voor al die artikelen een index op inhoudelijke trefwoorden moeten hebben. Want een titel zegt lang niet alles. Dat geldt in zijn algemeenheid: vooral grappige of pakkende titels vertellen vaak niets over waar het werkelijk over gaat. We krijgen hier soms de gekste dingen binnen. Ik herinner me dat we een onderzoek kregen over “het gedrag van jonge meisjes in de middagpauze”. Wat moet je je daar nu bij voorstellen? Dat bleek uiteindelijk te gaan over de middenstand die er de dupe van is dat veel kantoren verplaatst zijn naar buiten de stad: de typistes en secretaresses die in die kantoren werken gaan tussen de middag niet meer gauw even boodschappen doen.”

Betalen

“Over een inhoudelijke ontsluiting van die tijdschriftartikelen zijn we nu aan het praten. We kunnen dat onmogelijk alleen doen, dus hebben we de redacties van al die 175 tijdschriften uitgenodigd. Die blijken gelukkig mee te willen werken. Die redacties kunnen dat zelf tenslotte ook het beste. De bedoeling is dat er voortaan 9000 artikelen per jaar ontsloten zullen worden.”

De afdeling Documentaire Informatie bevindt zich beneden in het prachtige pand vol marmer en houten betimmeringen aan de Herengracht in Amsterdam dat vroeger als bank dienst deed. Via de loketten waar toen de gelduitgifte plaatsvond, wordt nu documentatie verkocht. Wie informatie-op-maat wil hebben, – en dat is nu precies wat het SWIDOC kan leveren – moet daarvoor betalen.

Niet extreem veel overigens: het gaat om ongeveer acht procent van de begroting, maar volgens Marks zijn de mensen gelukkig meer en meer bereid geld neer te tellen voor de geleverde diensten en goederen.

Druk is het niet op de afdeling die uitkijkt op de tuin met eeuwenoude bomen en een iets jonger tuinhuis. Er lopen twee jonge meisjes rond die bij het zoeken in de computerbestanden geholpen worden door een medewerkster. “Nee,” zeggen ze “we zoeken meer iets dat direct met antropologie te maken heeft.”  Marks, die zelf antropologie en niet-westerse sociologie studeerde en die vakken vijftien jaar lang doceerde aan de universiteit van Leiden, reageert enthousiast: “Hoorde u dat. Dat is nou zo mooi van het systeem dat we hier hebben: je kunt heel precies en toegesneden zoeken.”

Het bezoekersaantal is groeiende (in 1987 nog 375 personen, in 1990 al 702), maar ongeveer negentig procent van de aanvragen komt schriftelijk of telefonisch binnen. Documentaire Informatie is de plek waar alles samenkomt: wie iets wil weten over lopend onderzoek moet ook daar zijn en hetzelfde geldt voor degenen die gebruik willen maken van Steinmetzarchief, de derde poot van “de heilige drie-eenheid” die het SWIDOC in de woorden van Marks is.

Dat archief bestaat sinds 1972. Het is een data-archief van onderzoeksmateriaal dat met een computer gelezen kan worden. Het idee achter deze SWIDOC-afdeling is glashelder: voor heel veel sociaal-wetenschappelijk onderzoek wordt een schat aan gegevens verzameld die in principe ook op andere manieren gebruikt kunnen worden.

En niet alleen bij vervolgonderzoeken. Gegevens kunnen uitgetrokken of bewerkt worden. Oud onderzoek hergebruiken spaart tijd en geld. In het Steinmetzarchief zitten bijvoorbeeld alle NIPO-weekenquêtes sinds 1962. Ook onderzoeksgegevens van het Centraal Bureau voor de Statistiek zijn er te vinden. Duizenden magneetbanden die om de paar jaar “overgespoeld” moeten worden, omdat anders de gegevens onbetrouwbaar kunnen worden. De toekomst is aan de CD-ROM: de cd-tjes waar geen muziek, maar gegevens op staan. Die nemen weinig ruimte in, en ze zijn veel moeilijker te beschadigen dan de ouderwetse tapes.

De medewerkers van het archief voeren op verzoek (en zoals gezegd tegen betaling) analyses op het materiaal uit. Zo werd hen onlangs gevraagd naar het percentage jongeren dat op een bepaald moment van de dag slaapt. Dat was voor iemand die een paar dagen later een lezing moest houden over het veranderende slaapgedrag in Nederland. Die gegevens komen dat uit een groot tijdbestedingsonderzoek waarvoor mensen van alle leeftijden en uit alle lagen van de bevolking wekenlang van kwartier tot kwartier bijgehouden hebben wat ze deden.

Buitenland 

Ook buitenlandse gegevens zijn via het Steinmetzarchief te bereiken. Door uitwisselingscontracten zijn de belangrijkste data-bestanden in andere landen toegankelijk. Omgekeerd zorgt het Steinmetzarchief dat zijn gegevens in het Engels zijn: eenderde van de informatieverzoeken komt uit het buitenland. Het SWIDOC is sowieso een internationaal georiënteerde instelling. Het is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor de Nederlandse sociaal-wetenschappelijke bijdrage aan SIGLE, dat is het System of Information about Grey Literature(waaraan voor andere gebieden bijdragen geleverd worden door onder andere de Koninklijke Bibliotheek en de KNAW Bibliotheek).

Bij Documentaire Informatie kunnen ze on-line even gemakkelijk in hun eigen literatuurbestanden zoeken als in Amerikaanse en Engelse zoals Psychological Abstracts, de Social Science Citation Index en de Smithsonian Science Information Exchange. En natuurlijk levert het instituut bijdragen aan internationale projecten en boeken. Momenteel ligt er een inschrijving van het instituut op een projectvoorstel van de EG waarvoor een tender was uitgegeven. Het project beoogt in het kader van de Europese integratie de documentatie van onderzoek te verbeteren. Eén instelling zou een soort mondiaal overzicht moeten hebben. Marks hoopt oprecht dat zijn instituut het project toegewezen krijgt.

Sneeuwbaleffect

Alledrie de SWIDOC-poten (de combinatie van functies en werkzaamheden is volgens Marks uniek in de wereld) groeien als kool. Alle bezuinigingen van de laatste jaren ten spijt. Marks spreekt van een sneeuwbaleffect: de naamsbekendheid van het SWIDOC wordt nog steeds groter. De uitleen is in een paar jaar verdubbeld.

Marks vindt dat hij niet mag klagen, en dat de Akademie hem goed gezind is, ondanks de daar door hem gesignaleerde reserves tegen sociaal-wetenschappelijk onderzoek. Maar zijn standaardantwoord op de vraag hoe het gaat luidt “still going wrong” omdat er alleen maar meer en meer binnenkomt. Information overload heet dat in jargon. En die brengt geen evenredig verhoogde budgetten met zich mee.

Marks wijst er daarom graag op dat zijn instituut een belangrijke educatieve en culturele functie vervult, en dat het voorkomen van dubbel onderzoek en het opnieuw gebruiken van onderzoeksgegevens natuurlijk wel veel geld bespaart. Alleen niet bij het SWIDOC. 

Een belangrijke wens van directeur Marks voor de toekomst is toch dat er meer van zijn instituut gebruik gemaakt zal worden. Marks: “Er is laatst een studiedag geweest van de RAWB en het Ministerie van Onderwijs en Wetenschappen over het wetenschapsbeleid in de jaren negentig. Ik heb daar in een discussiegroepje gezeten en het is me enorm opgevallen dat er zo weinig oog bestaat voor formele informatiecircuits. Mijn opmerkingen daarover vielen echt dood. Iedereen heeft het over de informele circuits, over contacten met collega’s en dergelijke. Vooral in de sociale wetenschappen lijkt iedereen er vanuit te gaan dat wat hij nodig heeft ‘er toch wel is’. Maar dat komt er natuurlijk niet vanzelf. Bovendien wordt er naar mijn idee te weinig gebruik gemaakt van bestaande literatuur.”

“Veel wetenschappers lijden aan wat wij information underuse noemen, omdat ze al gauw denken ‘we kennen het terrein waarop we werken wel’. Daarom draaien ze soms veel te veel in hetzelfde kringetje onderzoekers rond. De socioloog Bram de Swaan heeft het daar wel eens over gehad onder de titel ‘Referenties en reverences: parochialisme op universiteiten’. Vaak is er natuurlijk ook meer dan een persoon kan behappen. Maar daar zijn wij nu juist voor. Onze informatie is gestructureerd en dat betekent dat je systematisch dingen af kunt werken.”